Brrr...adminstratie

Brrr adminstratie
Nee, ik houd ook niet van administratie, maar om het werk te doen dat ik graag wil, namelijk coachen, hoort het er nu eenmaal bij. Ik weet dat als ik het laat liggen, de berg en de weerzin alleen maar groter worden, dus plan ik op gezette tijden een middag om alles weer bij te werken. Het grote voordeel is dat het een goed en opgeruimd gevoel geeft.

De paarse krokodil?
Regelmatig hoor ik cliënten klagen over de administratieve rompslomp waar ze mee te maken krijgen. Of het nu over de zorg of het onderwijs gaat, medewerkers worden geacht te rapporteren en te documenteren. En dat vinden ze lang niet allemaal leuk. Het kost veel tijd en ze hebben het al zo druk. Veel mensen zijn ook gewoon niet goed in papier(lees: computer)werk. Helaas hebben ook wij hier geen kant-en-klare oplossing voor. De overheid legt kwaliteitsnormen op en om te beoordelen of de instellingen aan deze normen voldoen, moet er van alles en nog wat op papier staan. Dit heeft zeker positieve kanten: het houdt ons scherp en daagt ons uit nog beter te worden. En dat is goed. Iedereen wil toch het beste onderwijs voor zijn kind en de beste medische behandeling? Maar tegelijkertijd is er steeds minder geld en moet er dus veel bezuinigd worden. Dat betekent meer werk in dezelfde tijd, en dan is er ook nog die vervelende administratie waar je niet omheen kunt. 

Klagen?
En ja, dan mag je best wel even klagen, maar als je hierin blijft hangen, wordt het alleen maar erger. Alles waar je aandacht aan geeft, wordt groter. Dus hoe meer je moppert, hoe negatiever je wordt.  En hoe meer je ervan baalt, hoe groter het in je hoofd wordt. Niet doen dus. Wat wél helpt? Focus op de dingen die je energie geven in je werk en zoek ondersteuning voor de dingen die je niet goed afgaan. Maar doe ze wel! Het domste dat je kunt doen is je kop in het zand steken en die vervelende administratieve klussen voor je uitschuiven tot de berg onoverzienbaar is geworden en je in de problemen raakt omdat je je werk niet voor elkaar hebt. 

Hulp
Blijf dus vooral de dingen doen waar je goed in bent en waar je enthousiast van wordt. En zoek ondersteuning voor die administratieve klussen. Realiseer je dat je niet overal goed in hoeft te zijn, maar dat je er wel voor verantwoordelijk bent dat je je werk gedaan krijgt. Vraag dus hulp van collega’s die hier wel goed in zijn.  Je hoeft het echt niet allemaal alleen te doen. Maak gebruik van elkaars talenten. En wie weet heeft die collega ook nog een handige tool of praktische tips waardoor je die computerklussen gemakkelijker kunt doen. Laatst hoorde ik van een leerkracht dat ze in een vergadering had ‘opgebiecht’ dat ze zo opziet tegen al die administratie. Tot haar grote verbazing en dankbaarheid reageerden twee collega’s meteen heel positief: “Joh, dan helpen we je er toch mee.” Kijk, dat is nou collegialiteit. Je kunt elkaar ondersteunen en je kunt leren van elkaar. Maak hier gebruik van!

Timemanagement
Ook een slimme manier van timemanagement kan je veel opleveren. Schrijf eens op de vier à zeven belangrijkste rollen in jouw leven zijn. Denk daarbij aan rollen zoals moeder, leraar, inspirator. En stel jezelf eens de volgende vragen:
‘Wat wil je in elke rol bereiken?’
‘Hoe wil je over tien jaar terugkijken?’
‘Wat zijn je doelen voor de komende tijd?’
Als je je doelen scherp in beeld hebt, neem dan aan het eind van elke week de tijd om je belangrijkste taken voor de komende week te plannen. Dat zijn namelijk de dingen die je veel voldoening gaan opleveren als je ze hebt gedaan. Ook je terugkerende lastige taken zoals administratie geef je een plek. Zorg ervoor ten slotte in je planning voor dat je altijd ruimte (zo’n 30%) overhoudt voor onverwachte, urgente zaken.  Zo help je jezelf om de dingen die er toe doen een plek te geven en controle te houden. Stephen Covey, bekend van de ‘7 habits of highly effective people’, noemt dit je Big Rocks.

Rust, overzicht en voldoening
Deze manier van werken  vraagt wat discipline, maar het levert je veel rust in je hoofd, overzicht en ook voldoening op. Zorg dat je de baas blijft over je tijd en de werkzaamheden die je moet doen. Voor onderwijsmensen nog een andere nuttige tip: gebruik ook een deel van je vakantieweken om bepaalde klussen te doen. Plan bijvoorbeeld in de herfstvakantie wat tijd om voorbereidingen te treffen voor Sinterklaas of Kerstmis. Als je dit soort dingen allemaal nog in december moet doen, naast al het gewone drukke werk, gaat het niet lukken. Want eerlijk is eerlijk: lange vakanties zijn leuk, maar dat betekent wel dat je door het jaar heen langere weken moet maken om je werk gedaan te krijgen. Natuurlijk kun je ook hierbij hulp zoeken van creatieve ouders of collega’s. Het goede nieuws is dat de meeste mensen graag helpen en hun talenten gebruiken.