Help, mijn concentratie lekt!

“Ik krijg steeds minder gedaan, maar ben vermoeider dan ooit.”
“Aan het eind van mijn werkdag ben ik helemaal leeg en denk: ‘Wat heb ik eigenlijk gedaan?’”
“Mijn hoofd zit altijd vol en ik vind het lastig om me echt te ontspannen.”

Herken je jezelf in een van deze uitspraken? We worden dagelijks blootgesteld aan zo’n stortvloed van externe en interne prikkels dat het steeds moeilijker wordt om geconcentreerd en effectief ons werk te doen, en daar ook nog bij in balans te blijven. Vooral mensen die in een kantoortuin werken ervaren hun werkomgeving vaak als een jungle van afleiding. Hoe kun je zelfs in zo’n omgeving geconcentreerd en gezond blijven?

Concentratielekken
Psycholoog Mark Tigchelaar beschrijft in zijn boek Focus AAN/UIT vier concentratielekken en geeft praktische tips over hoe je deze lekken kunt dichten. Hij doet dat op een heel toegankelijke manier, gebaseerd op de inzichten uit breinonderzoek. Zo legt hij uit dat er elke seconde elf miljoen bits aan informatie ons hoofd binnenkomt. Gelukkig hebben we een ‘personal assistant’ in ons brein (in wetenschappelijke termen ‘central executive’) die constant bezig is om maar een fractie van deze stortvloed toe te laten tot ons bewustzijn. Daardoor kunnen we focussen. Maar die geconcentreerde aandacht zijn we vaak ook weer snel kwijt.

Als je wisselt, ben je af
Het kost tijd om in een flow te komen en onze volledige aandacht op iets te kunnen richten. Telkens wanneer we onderbroken worden, moeten we weer van voren af aan beginnen. Het grootste probleem van die wisselingen is niet het tijdsverlies maar het verlies aan hersencapaciteit. Elke keer dat we wisselen, blijft een deel van ons brein hangen bij waar we mee bezig waren. Zelfs bij een korte blik op onze telefoon of e-mail daalt onze intelligentie tijdelijk met tien punten en kost het onze hersenen minimaal een minuut om weer op een normaal intelligentieniveau te komen. Schrik niet: gemiddeld gebeurt dit zo’n 500 keer per dag.

Concentratielek 1: te weinig prikkels
Als iets te langzaam, te simpel of te saai is, worden onze hersenen onderbenut en gaan ze op zoek naar extra prikkels in de vorm van afleiding: we dwalen af. Blijkbaar doen we dit de helft van de tijd dat we wakker zijn. Je bent een artikel aan het lezen maar intussen denk je aan een opmerking die een collega net heeft gemaakt of gaan je gedachten naar een film die je gisteravond gezien hebt. Een manier om alerter te blijven is de taak die je aan het doen bent uitdagender te maken, zodat er meer van je hersenen gevraagd wordt. Dus net iets sneller lezen dan je gewend bent, of jezelf uitdagen je e-mail in een bepaalde tijd af te werken. Naar muziek luisteren tijdens je werk kan ook helpen.

Concentratielek 2: te veel interne prikkels
In de helft van de gevallen waarin we afgeleid raken, komt dat door onszelf. Terwijl me met een taak bezig zijn schieten ons allerlei dingen te binnen die er niets mee te maken hebben en ons afleiden. Je bent een verslag aan het schrijven en bedenkt dat je nog een mailtje moet sturen aan een collega. Wanneer je je Outlook opent om dit mailtje te schrijven, valt je oog op een mailtje dat net is binnengekomen en je nieuwsgierig maakt. Voor je het weet ben je met totaal andere dingen bezig. Dit wisselen tussen taken doen we ongelooflijk vaak. Deze wisselingen kosten veel energie en zorgen ervoor dat we moeilijk de diepte in kunnen duiken.

Concentratielek 3: te weinig brandstof
We hebben de neiging om te denken dat hoe meer uren we ergens in stoppen, hoe meer we gedaan krijgen. Pauzeren kan aanvoelen als onproductief, dus werken we vaak langer door dan goed voor ons is. We worden er niet alleen moe van, ons brein gaat er ook minder goed door functioneren. Om geconcentreerd te kunnen werken heeft onze personal assistant namelijk neurotransmitters nodig die ervoor zorgen dat we onze aandacht kunnen richten en dat afleidende prikkels worden geblokkeerd. Te lang doorgaan put deze neurotransmitters uit zodat we ons steeds slechter kunnen concentreren en mentaal uitgeput raken. De remedie: regelmatig pauzes nemen waarin je je echt kunt ontspannen. Het slechte nieuws is dat je brein niet uitrust wanneer je in je pauze op je computerscherm of mobieltje filmpjes kijkt of berichtjes leest. Wat je nodig hebt is ongerichte, open aandacht, bijvoorbeeld door wat te gaan lopen en wat te gaan drinken of door weg te dromen.

Concentratielek 4: te veel externe prikkels
Bij afleiding van buitenaf gaat het om de bekende boosdoeners als onze telefoon, e-mail en collega’s. Dit is het eerste concentratielek waar we waarschijnlijk aan denken maar in werkelijkheid is dit lek ondergeschikt aan de andere drie. Wanneer we de eerste drie redelijk onder controle hebben, zijn we beter toegerust om met onze omgeving om te gaan. Waar het om gaat is dat we ons best doen om externe prikkels zoveel mogelijk in te perken. Dit is iets dat je, zelf en in overleg met je collega’s, moet organiseren, zodat je vaker langere tijd achter elkaar onafgebroken kunt werken. Denk bijvoorbeeld eens na over welke notificaties je echt nodig hebt; waarschijnlijk kun je de meeste straffeloos uitzetten. Zorg ervoor dat je tijd blokt om, bij voorkeur op een rustige plek, grotere en complexere klussen te doen, en doe je routineklusjes wanneer het drukker om je heen is.

De kantoortuin
Hoewel bovenstaande tips helpen om het leven in een kantoortuin productiever en aangenamer maken, voor veel mensen blijft dit een omgeving die niet bevorderlijk is voor effectief en prettig werken. Het lijkt lekker efficiënt en voordelig om veel mensen bij elkaar te zetten in één ruimte, maar in werkelijkheid levert het veel ergernis en verlies aan productiviteit op. Natuurlijk kun je afspraken met elkaar maken om het leven in de kantoortuin voor iedereen draaglijk te maken. Andere opties zijn regelmatig thuis werken, een stilteruimte opzoeken of een ‘noise cancelling’ koptelefoon gebruiken.

Tot slot: we voelen ons prettiger in een mooie omgeving. In mijn werkkamer op de hogeschool (goed voor 16 werkplekken) hebben we een paar jaar geleden een van de wanden laten beplakken met een prachtige foto van een fjord. Elke keer als ik de kamer binnenkom en ‘ons’ fjord zie, word ik er weer blij van. Dus denk eens na, samen met je collega’s, hoe je je eigen omgeving mooier en rustiger kunt maken.